SüdLeasing reduziert mit e-Lease auf SOA-Basis Verwaltungskosten um über 1,5 Mio. Euro

Aufbau einer maßgeschneiderten und exzellent ausbaufähigen Zukunftsplattform

„Oracle und PROMATIS haben mit den im Projekt eingesetzten Oracle Produkten, dem Know-how und Engagement der Berater maßgeblich zum Erfolg von e-Lease beigetragen.“ – Dr. Ullrich Buchacker, Direktor und Abteilungsleiter IT/Organisation, SüdLeasing GmbH.

Mit dem SüdLeasing-Projekt e-Lease (electronic leasing process) wurde laut Dr. Buchacker eine maßgeschneiderte, exzellent ausbaufähige „Zukunftsplattform“ geschaffen. Die Geschäftsprozesse des Unternehmens wurden gemeinsam mit Oracle und dem langjährigen Oracle Partner PROMATIS auf der neuen Plattform einheitlich abgebildet und verschlankt. Dabei wurden auch bestehende Legacy-Systeme einbezogen. Heute werden auf dieser Oracle basierten service-orientierten Architektur (SOA) die betrieblichen Abläufe automatisiert, optimiert und flexibel weiterentwickelt.

Zunächst stand das Finanzdienstleistungsunternehmen vor der Herausforderung unternehmensweit die Durchlaufzeiten, die Kooperation und den Service durch Business Process Streamlining zu verbessern. Neben Einsparungen bei Aktenordnern, Ablagematerialien und bei der Archivierung sollten vor allem die Abteilungen „Markt“ und „Marktfolge“ mittels einer durchgängigen IT-Unterstützung der Arbeitsabläufe besser ineinander greifen. Parallel dazu beabsichtigte man durch sukzessive Entlastung der Mitarbeiter in den drei Haupt- und Bearbeitungsstandorten sowie in den 19 Vertriebsniederlassungen zusätzliche Kapazitäten zu gewinnen.

Bereits kurz nach der Einführung von e-Lease in 2008 hatten sich die Verwaltungskosten in der SüdLeasing-Zentrale um rund 1,5 Mio. Euro reduziert.

Material- und Verwaltungskosten eingedämmt

Durch die Einführung der elektronischen Akten und der ITStützung der gesamten Leasingprozesse sowie der neu entwickelten Funktionen wurden die papierbasierten Geschäftsprozesse optimiert bzw. fielen ganz weg. Der unvermeidbare Papier-Output in der Prozesskette wird erst so spät wie möglich erzeugt. Dies reduziert nicht nur den Transportaufwand, senkt Materialkosten und ist umweltfreundlicher, sondern führte auch zu signifikanten Einsparungen bei der Bearbeitungszeit.

Die Digitalisierung von historischen und aktuellen Daten bringt einen zusätzlichen Mehrwert mit sich: die Vollständigkeit und Konsistenz des Datenbestands, die auch den Mitarbeitern einen leichteren Zugriff garantiert und ihnen mit transparenteren Daten bei der Entscheidungsfindung im Kundenkontakt hilft.

Heute werden in e-Lease bereits 60.000 Kundenakten und ca. eine Million Dokumente mit einem Umfang von fünf Millionen Einzelseiten verwaltet.

Lückenlos IT-gestützte Leasingprozesse

Ursprünglich hatte die SüdLeasing 2006 zwei getrennte Optimierungsprojekte im Sinn: Einmal das vom Bereich „Marktfolge“ initiierte Vorhaben, ein elektronisches Archiv anzulegen; zum anderen ein vom Bereich „Markt“ motiviertes CRM-Projekt. Die IT-Abteilung der SüdLeasing erkannte jedoch die Chance, den Leasingprozess technisch von A bis Z zu unterstützen und eine zukunftsfähige Komplettlösung zu entwickeln, indem man die beiden Projekte kombinierte und die komplexen Geschäftsprozesse auf einer innovativen Systemplattform mit Oracle SOA Suite und Oracle Content Database aufbaute.

Mit e-Lease hat die SüdLeasing zwei ehrgeizige Ziele in einem Projekt erreicht: Durch die Einführung elektronischer Leasingakten mit integriertem Workflow kann der Bereich „Marktfolge“ von e-Lease unmittelbar profitieren. Mit e-Lease wurde aber auch eine neue, service-orientierte Architektur geschaffen, die es der SüdLeasing gestattet, weitere, auch nicht dokumentenzentrische Geschäftsprozesse schnell und kostengünstig zu implementieren. „Durch diese Doppelfunktion fügt sich e-Lease als zentraler Service-Baustein in das von der Geschäftsleitung der SüdLeasing gestartete Zukunftsprogramms ‚Fit 4Future’ ein, mit dem sich das Unternehmen noch kompakter aufstellen und für eine weitere Marktdurchdringung wappnen will“, bestätigt Dr. Gerhard Tobermann, Consultingleiter Enterprise Content Management der Oracle Deutschland B.V. & Co. KG.

Kostengünstige und flotte Bearbeitung

Zunächst wurde bei dem Optimierungsprojekt der Bereich „Marktfolge“ ins Visier genommen, insbesondere um den Mitarbeitern in den zahlreichen inländischen Niederlassungen unter die Arme zu greifen. Herzstück der Lösung ist die Workflow-Komponente, mit der die gesamten Leasingprozesse abgebildet werden.

Zur Web-Anwendung e-Lease gehört ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Waren früher die Papierakten nie ganz aktuell, ist heute dank der klar umrissenen elektronischen Akte und des integrierten Workflow-Managements bundesweit jederzeit der Zugriff auf aktuelle, konsistente Daten (verwaltet in der Legacy-Kernanwendung „Leasco“ und der Oracle Content Database) möglich. Alle Bestandsdaten liegen in digitalisierter Form vor.

Posteingang und -ausgang sind zentralisiert in der SüdLeasing-Zentrale in Stuttgart. Die täglich eingehenden über 1.300 Schreiben mit insgesamt rund 3.350 Seiten können von den ca. 400 Nutzern, die e-Lease parallel verwenden, nun schneller und kostengünstiger bearbeitet werden. Alle eingehenden Daten werden im Rahmen des Input-/Output-Managements elektronisch aufbereitet, logisch verknüpft und die eingescannte digitalisierte Post den zuständigen Sachbearbeitern schneller zugeordnet. Daten für den Postausgang liegen ebenfalls in digitaler Form bereit, z. B. Faksimile-Unterschriften und Genehmigungsprozesse. Pro Tag werden bereits 350 Schreiben mit ca. 1.800 Seiten versandt.

Warum Oracle?

Oracle Datenbank und Oracle Application Server waren bei SüdLeasing bereits als ausschließlicher Standard vorhanden, und mit der Oracle Deutschland B.V. & Co. KG besteht seit langem eine strategische Partnerschaft. Nachdem intern zunächst ein Prototyp entwickelt worden war, „fiel daher die erste Wahl in bezug auf die Ausarbeitung eines technischen Feinkonzepts auf Oracle Consulting“, so Dr. Buchacker von SüdLeasing. Oracle bot zur Projektumsetzung neben den Datenbankkomponenten umfangreiche Middleware an wie Oracle Content Database oder Oracle SOA Suite mit dem Oracle BPEL Process Manager und Web-Services zur Erstellung der benötigten Web-Applikationen.

Warum Partner?

Die PROMATIS software GmbH – seit 1994 Oracle Partner – betreute bereits im Vorfeld e-Lease und Oracle Technologien in der Systemadministration und im operativen Betrieb der SüdLeasing. In einem Ausschreibungsverfahren für das Projekt e-Lease überzeugte das badische Softwareunternehmen insbesondere durch seine anwender- und prozessorientierte, transparente Herangehensweise.

Implementierung

Nach der SüdLeasing-internen Analyse der fachlichen Anforderungen ab 2006 und der Konzeption der prototypischen Lösung e-Lease basierend auf Oracle Content Services wurden 2007 Oracle Consulting und PROMATIS mit der detaillierten technologischen bzw. applikationsorientierten Ausarbeitung beauftragt. Erst einmal war der Umstieg auf die ganz neue Architektur an der Reihe. Oracle Spezialisten entwickelten hierfür das technische Feinkonzept und implementierten das skalierbare Backend.

Mit der Entwicklung des Frontends, den interaktiven Schnittstellen, den Oberflächen wie Masken und Bedienelementen für die Anwenderseite – nicht zuletzt in enger Zusammenarbeit mit den Anwendern –, war PROMATIS betraut. Gemeinsam wurden die Geschäftsprozesse modelliert und detailliert, aus denen Oracle Web Services (BPEL) und Datenbankobjekte erstellt wurden.

Im Juni 2008 erfolgte nach Testphasen und Schulungen der Mitarbeiter der Produktivgang. Anfängliche Performance-Probleme, die eine neue, komplexe hochverfügbare Architektur mit sich bringt, wurden sukzessive behoben.

„Mitarbeiter aus den Fachbereichen und der IT der SüdLeasing haben effektiv mit den Beratern und Architekten von PROMATIS und Oracle Consulting zusammengearbeitet. Nur durch dieses Team konnten beide Projektziele erreicht werden“, fasst Dr. Tobermann die ausgezeichnete Projektkooperation zusammen.

‚Fit4Future‘

„Es ist wichtig, zuerst die Ist-Prozesse zu dokumentieren, diese dann zu optimieren und zu vereinheitlichen, ehe man an die technische Unterstützung herangeht“, meint SüdLeasing-IT-Leiter Dr. Buchacker. „Ebenso ist eine frühzeitige und umfassende Information über die anstehenden Neuerungen und eine ausreichende Einbindung aller Betroffenen wichtig, um die Akzeptanz zu erhalten. Dies bedingt auch die Notwendigkeit intensiver Schulungen, die sowohl die Technik als auch die geänderten Prozesse behandeln.“ – Das Feedback der Mitarbeiter seit dem Go-Live wird bei SüdLeasing auch beim noch andauernden Ausbau des Oracle basierten internen Portals mit dem Ziel eingeflochten, die Transparenz und Akzeptanz weiter zu steigern.

In einem zweiten Schritt wird im Rahmen des unternehmensinternen Zukunftsprojekts „Fit4Future“ nun das Customer Relationship Management System (CRMS) weiterentwickelt: e-Lease wird zukünftig neben der „Marktfolge“ auch die Geschäftsanbahnungs- und Angebotsprozesse des Vertriebs elektronisch unterstützen, etwa durch Aktivitätsmanagement zum Ausbau der Kundenbeziehungen und für die Kundengewinnung.

Über SüdLeasing

Die SüdLeasing GmbH ist ein Tochterunternehmen der Landesbank Baden-Württemberg (LBBW). Das Unternehmen ist seit über 30 Jahren erfolgreich am Markt für Mobilien-Leasing aktiv. Mit drei Haupt- und Bearbeitungsstandorten in Stuttgart, Mannheim und Berlin sowie 19 Vertriebsniederlassungen bundesweit zählt die SüdLeasing zu einer der größten herstellerunabhängigen Leasinggesellschaften in Deutschland. Auch international ist der Leasingspezialist vertreten: Tochtergesellschaften befinden sich in Spanien, in der Schweiz, in der Tschechischen Republik, in den USA, in Mexiko, Kanada sowie in Russland. In Österreich ist die SüdLeasing GmbH mehrheitlich an der Hypo SüdLeasing GmbH beteiligt.

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