Oracle HCM Cloud Co-Existence – Mehr Flexibilität in der Entscheidungsfindung?

Autor: Wassili Billon

Stetig neu aufkommende funktionale und technische Anforderungen an die IT der Human Resources (HR) Abteilung stellen die Entscheidungsfindung für die Bereitstellung einer idealen Lösung vor neue Herausforderungen. Diese liegen insbesondere in der schnellen Identifikation und Bewertung von neu aufkommenden Anforderungen und einer allumfassenden Geschäftsprozessanalyse, die das Verständnis der eigenen Geschäftsprozesse ermöglicht und einen elementaren Baustein für die Bewertung der zur Verfügung stehenden Lösungsoptionen darstellt.

In Hinblick auf diese Herausforderungen lohnt sich ein Blick auf den Einsatz moderner Oracle Cloud Produkte. Einer der wesentlichen Vorteile von Cloud-Lösungen ist der service-orientierte Ansatz bzw. dessen modulare Struktur. Der Kunde kann jederzeit die Services bedarfsgetrieben erweitern und individuell entscheiden, ob das Angebot die relevanten Prozesse ausreichend abbildet. Die neue Dimension der Flexibilität impliziert nicht zwangsläufig eine Vereinfachung der Entscheidungsfindung – sie ermöglicht jedoch eine skalierbare Umsetzung neuer Anforderungen ohne dass kostenintensive Veränderungen an der vorhandenen IT-Architektur erforderlich sind. Hieraus ergibt sich für den jeweiligen Fachbereich die Chance, die individuellen Anforderungen und Wünsche zu kommunizieren und stärker in die Entscheidungsfindung eingebunden zu werden.

Das folgende Szenario skizziert anhand eines fiktiven Oracle E-Business-Suite (EBS) Kunden, wie die Oracle Talent Management Cloud implementiert werden kann, ohne dass eine langwierige und kostenintensive Anpassung an die bisherige HR-IT-Infrastruktur notwendig ist.

Abb.1: Zielarchitektur des fiktiven Oracle EBS-Kunden

Aufgrund der Tatsache, dass die Mitarbeiterstammdaten in Modulen anderer Funktionsbereiche benötigt werden, möchte der Kunde seine Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Payroll im bisherigen EBS-System beibehalten. Die Stammdatenverwaltung soll im Rahmen der Co-Existence weiterhin im bestehenden EBS-System durchgeführt werden.

Um dies zu ermöglichen werden zunächst Talent Management relevante Objekte wie z.B. die Talent Profiles der Mitarbeiter (Kompetenzen, Ziele etc.) migriert. Darüber hinaus werden mit Hilfe des HCM Data Load (HDL) Tools die Organisationsstrukturen sowie die Mitarbeiterstammdaten periodisch in die Talent Management Cloud geladen.

Abb. 2: HCM Data Loader Prozess

Der HCM Data Loader ist ein Tool um Human Capital Management (HCM) relevante Objekte unabhängig von der Ursprungsquelle in die Talent Management Cloud zu laden. Hierzu gehören neben den Standardobjekten auch hierarchische Daten wie beispielsweise Organisationsstrukturen. Diese Daten können im Rahmen einer Implementierung einmalig migriert werden oder wie im vorliegenden Beispiel, in einem fortlaufenden Prozess. Die Daten werden im ersten Schritt als Zip-Datei in den Oracle WebCenter Content Server geladen und im zweiten Schritt vom HCM Data Loader aufgegriffen, der manuell oder automatisch die Daten in die Staging Tables bzw. final in die Application Tables schreibt. Damit die Daten ereignisgesteuert und vollautomatisch in der Talent Management Cloud aktualisiert werden, stellt Oracle WebServices zur Verfügung. Die periodischen Importprozesse können real-time überwacht werden, so dass bei eventuellen Komplikationen schnell gegengesteuert werden kann. Die zur Verfügung stehenden WebServices ermöglichen zudem, dass jedes beliebige HR-Drittsystem mit entsprechenden Schnittstellen als Ursprungsquelle für die Stammdaten genutzt werden kann.

Mit dem Co-Existence Ansatz erfolgt ein „undirektionaler“ Datenaustausch, d.h. die Daten fließen nur vom EBS-System in die Talent Management Cloud und nicht zurück. Dieses Quellsystem bleibt die single-source-of truth, sodass ein Verändern der Stammdaten in der Talent Management Cloud keine Auswirkung auf das EBS-System hat. Für den Kunden entfällt somit der monetäre Aufwand das Kernmodul Oracle Global Human Resources Cloud (Stammdatenverwaltung) zu lizensieren sowie für eine harmonisierte Datenbasis zu sorgen.

Das kurz skizzierte Kunden-Szenario zeigt auf, inwiefern Cloud-Lösungen dazu beitragen können, dass bei der Entscheidungsfindung innerhalb der HR-IT nicht mehr der Hersteller oder die Kompatibilität zum bisher eingesetzten System im Vordergrund stehen muss. Dies ermöglicht Organisationen sich im Rahmen der Entscheidungsfindung primär mit der Frage auseinanderzusetzen, welche der zur Disposition stehenden Lösungen die Anforderungen an die HR-Prozesse am besten abbilden. Darüber hinaus kann durch die modulare Struktur nicht nur ein bisheriger Service durch eine neue Lösung ersetzt, sondern ein komplett neuer HR-Service skalierbar implementiert werden. Ein Mehrwert kann jedoch nur erzielt werden, wenn die HR-Verantwortlichen sich mit ihren eigenen Prozessen auseinandersetzen, um somit eine nachvollziehbare und strukturierte Entscheidung zu fällen. Das prozessuale Verständnis ist zudem für eine ergebnisorientierte Zusammenarbeit zwischen HR und der internen IT-Abteilung ein fundamentales Erfolgskriterium.

Des Weiteren ist es von großer Bedeutung, dass die HR-Verantwortlichen in der Lage sind, rechtzeitig Anforderungen zu antizipieren und diese zu bewerten. Trotz der neuen Flexibilität, die durch Cloud-Lösungen ermöglicht wird, müssen die jeweiligen Entscheidungsparameter mittelfristig bewertet werden. Dies betrifft auch die Entscheidung bei der Nutzung der Oralce HCM Co-Existence. Dieser Ansatz ist nicht als eine kurzfristige Koexistenz zwischen dem externen Stammdatensystem und der Talent Management Cloud konzipiert, sondern sollte nur eingeführt werden, wenn mittelfristig keine Ablösung des führenden Stammdatensystems geplant ist.

Somit wird deutlich, dass die neu gewonnene Flexibilität nur einen Mehrwert generiert, wenn die Entscheidungsträger einer Organisation einerseits die eigenen Prozesse verstehen und andererseits, abgeleitet von aufkommenden Trends, die neuen Anforderungen richtig bewerten können. Dies ist die Grundlage, um mittelfristig und langfristig die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Bildquelle: © LeoWolfert / istockphoto.de

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