HR Analytics – ein Wegweiser für Einsteiger

Autor: Ronny Rother

Die Digitalisierung bricht sich ihre Bahnen in alle Kreise der modernen Unternehmen. Kein Bereich bleibt unberührt. HR als Schnittstelle zum Mitarbeiter nimmt hier keine Sonderrolle ein und sollte seine Verantwortung annehmen. Im Falle der Digitalisierung stellt dies HR vor allem im Mittelstand vor große Herausforderungen. Ein klassisches Dilemma für eine Abteilung, die stolz auf Ihre Softskills ist und häufig wenig Berührungspunkte zu mathematischen/technischen Themen hat. Ein Grund mehr, neue Optionen auszuloten mit HR Analytics.

Kurz zusammengefasst stellt HR Analytics eine Methode zur gezielten Datenverarbeitung dar. Die Schlüsselbegriffe „gezielt“ und „Datenverarbeitung“ können dabei als Zusammenwirkung des menschlichen und maschinellen Schaffensbereichs gesehen werden. Zum einen können sämtliche angefallenen Daten verarbeitet werden, Grenzen sind hier kaum mehr gesetzt. Zum anderen muss jedoch vorher festgelegt werden, welche Zahlen warum verarbeitet werden sollen. Erst das Aufeinandertreffen von der Fähigkeit, Daten zu verarbeiten, mit dem bewussten Ziel, wissenswerte Informationen zu generieren, entfaltet die volle Stärke von HR Analytics. Diese „Wahrheitshülle“ soll im nachfolgenden mit einem konkreten Anwenderbeispiel gefüllt werden.

Das Unternehmen „Autobauer“ möchte HR Analytics zur Verbesserung der Informationslage im Bereich Recruiting einsetzen, und – sollten hier geeignete Erkenntnisse vorliegen – zur Optimierung der Abläufe. Ist dies die Zielsetzung des Managements, gilt es zunächst die unzureichenden Aussagen der „Verbesserung“ und „Optimierung“ mit Leben zu füllen. Für den Bereich Recruiting kann eine Reihe von Informationen relevant sein. Doch welche davon den Zielen des Managements dienen ist genauer zu prüfen. Der Fachbereich ist hier aufgerufen, die Ziele inhaltlich spezifischer zu definieren. Dies setzt neben einem einheitlichen Verständnis der Management-Ziele auch und vor allem ein hohes Bewusstsein für die eigenen Abläufe und Prozesse voraus. Für unser Unternehmen „Autobauer“ soll unter dem abstrakten Begriff „Verbesserung“ der effektivere Einsatz bestehender Mittel gefasst werden.

In der Tiefenanalyse legt der Fachbereich fest, dass unter dem „effektiveren Einsatz von bestehenden Mitteln“ nachfolgende die Key Performance Indicators (KPI´s) gefasst werden sollen:

  • Zeit bis zur Besetzung einer offenen Stelle
  • Kosten der Besetzung einer offenen Stelle
  • Qualität der eingestellten Bewerber
  • Effektivität der Beschaffungskanäle:
  • – Anzahl der Bewerbungen pro Kanal
    – Anzahl der geführten Interviews pro Kanal
    – Anzahl der Einstellungen pro Kanal
    – Anzahl der Kündigungen im ersten Jahr pro Kanal usw.

Der „Effektivität der Beschaffungskanäle“-KPI macht deutlich, dass verschiedene Kennzahlen einen guten Key Performance Indicator „füttern“. Das führt nicht selten zu vielen, in Teilen unkontrollierten Analysen der betreffenden Einflussfaktoren. Um hier den Aufwand in einem akzeptablen Maß zu halten, gilt es, sich auf die wesentlichen KPI´s zu konzentrieren. Für den Bereich Personalbeschaffung sollten deshalb zwischen 3 bis 5 KPI´s gewählt werden. Liegt die Anzahl deutlich darüber oder darunter ist zu prüfen, ob tatsächlich alle KPI´s bestand haben bzw. ob alle wesentlichen erfasst wurden.

Im Anschluss an die fachliche Vorarbeit kommt das HR Analytics Tool zum Einsatz. Verschiedene Anbieter kommen dabei zu ähnlichen Ergebnissen, weshalb im nachfolgenden am Beispiel von Oracle´s HR Analytics aufgezeigt wird, welche Möglichkeiten sich bieten. Die vom Fachbereich Personalbeschaffung/Recruiting definierten Inhalte werden mithilfe der Daten aus der Datenbank erfasst und miteinander in Relation gesetzt. Die Aufbereitung der Daten übernimmt die sogenannte Business Intelligence (oder kurz BI) – im Falle von Oracle wird unter anderem die OBIA (Oracle Business Intelligence Applications) tätig. Um schließlich die Daten in aufbereiteter Form zur Verfügung zu stellen, sind die Ergebnisse in Dashboards (Übersichtsmetriken) einzubetten und dem Endanwender (also dem Recruiter) anzuzeigen. Bei Oracle bietet beispielsweise die HCM Cloud eine ansprechende Oberfläche (siehe Grafik).

Der Endanwender kann sich jetzt die Auswertungen und Analysen anzeigen lassen. Stellt er einen Handlungsbedarf fest, kann er reagieren. Der „Ball“ liegt wieder bei der Fachabteilung. Der Recruiter von „Autobauer“ kann nun aufgrund der bereitgestellten und verarbeiteten Daten etwa feststellen, von welcher „Stellenbörse“ die qualifiziertesten Bewerber kommen und danach die begrenzten Ressourcen seiner Abteilung planen.

Hervorzuheben ist, je besser der Fachbereich sich in die inhaltliche Arbeit einbringt, desto stärker können die verarbeiteten Informationen für weitreichende Planungen genutzt werden.

Letztlich steht und fällt die Möglichkeit der Wertschöpfung mit der inhaltlichen Arbeit. Denn ob der Recruiter sich dafür entscheidet, die Anzahl der Bewerber pro Beschaffungskanal oder die Einstellungen pro Beschaffungskanal oder aber die Entwicklung der Bewerber pro Beschaffungskanal zwei Jahre nach Einstellung als Maßstab zu nehmen, stellt zumindest Oracle HR Analytics vor keine großen Probleme. Aus fachlicher Sicht steht jedoch ein elementarer Unterschied fest. Denn, was helfen bei langfristiger Planung eine große Anzahl von Bewerbern oder Einstellungen pro Beschaffungskanal, wenn die neugewonnen Mitarbeiter das Unternehmen wieder nach einem halben Jahr verlassen? In den meisten Fällen: Nichts! Dies kann und darf nicht unberücksichtigt bleiben – und darum ist die Personalbeschaffungsabteilung (oder das zuständige Fach) für die Inhalte verantwortlich und kann neue Optionen testen sowie alte Fehlentwicklungen beheben.

Für HR gilt, ein erster Schritt in die Digitalisierung und das Thema Industrie 4.0 kann mithilfe von HR Analytics gemacht werden. Wichtig ist hierbei, zunächst nicht eine 100 prozentige Lösung zu fokussieren. Vielmehr sollte sich HR auf 3 bis 5 KPI´s für den Bereich Personalbeschaffung beschränken und diese und deren Auswirkungen wirklich verstehen. Im Anschluss an die erste Lernphase kann dann erneut geprüft werden welche KPI´s sinnvoll sind und es können bei Bedarf weitere hinzugezogen werden.

Bildquelle: © Matthias Rosenthal / istockphoto.de

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