E-Business Suite sorgt für Kostentransparenz in gesamter Supply Chain von Hofmeister & Meincke

Kundenprojekt abgeschlossen: Systemintegration ein voller Erfolg

„Wir wollten in der Lage sein, unsere Prozesse qualitativ zu bewerten und dies auch monetär ausdrücken zu können. Dieses Ziel haben wir durch die Einführung der Oracle E-Business Suite R12 erreicht. Sämtliche Prozesse der Supply Chain sind im Rechnungswesen sichtbar und können so äußerst effizient analysiert, bewertet und optimiert werden.“ – Malte Bugs, Geschäftsführer, Hofmeister & Meincke GmbH & Co. KG

Unternehmensstrategie treibt IT-Strategie – diese Aussage ist in vielen Unternehmen eine Willenserklärung ohne Auswirkungen. Bei Hofmeister & Meincke ist dies gelebte Realität – mit entsprechend positiven Folgen. Die prozessorientierte Einführung der Oracle E-Business Suite 12 wurde daher von der Geschäftsführung vorantrieben und das Einführungsteam, das sich aus eigenen Mitarbeitern, aus Mitarbeitern der Oracle Partner PROMATIS und pdv TAS sowie Oracle zusammensetzte, mit klaren Zielvorgaben ausgestattet. PROMATIS war als Systemintegrator für Beratung, Prozessmodellierung und Implementierung zuständig, pdv TAS übernahm Qualitätssicherung, Change Management und Management-Reporting. Eine äußerst sinnvolle Vorgehensweise, wie die erfolgreiche Produktivsetzung und der messbare Nutzen der Lösung für Hofmeister & Meincke belegen.

Anspruchsvolle Zielvorgaben an die IT

Vor Einführung der Oracle E-Business Suite wurde zunächst ein vollständiges Redesign sämtlicher Prozesse rund um die Supply Chain vorgenommen, wobei man diese sehr weit fasste, d. h. von der Beschaffung bis zu Auslieferung und Rechnungserstellung. Die Warenströme sollten bei minimalen Reaktionszeiten möglichst wirtschaftlich gehandhabt werden, was durch ein verbessertes Informationsmanagement in den Prozessen und erhöhte Transparenz und Steuerung über ein gemeinsames Datenmodell angestrebt wurde. Ein umfassendes und durchgängiges Informationsmanagement mit zentraler Datenbasis sollte zudem die Nachvollziehbarkeit aller Kontakte zu Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern sicherstellen.

Das war keine triviale Aufgabe, aber von erfolgskritischer Bedeutung für das breit aufgestellte Unternehmen, das mit 640 Mitarbeitern so unterschiedliche Geschäftsfelder wie Fahrzeugteile, Metall- und Kunststoffhalbzeuge sowie Fahrzeugbausysteme und Komponenten adressiert. Die Hofmeister & Meincke-Gruppe hat bundesweit insgesamt 20 Niederlassungen und Tochtergesellschaften. Mehr als 25.000 Kunden werden aus dem rund 300.000 Artikel umfassenden Sortiment, von denen 40.000 lagermäßig geführt werden, regelmäßig beliefert, wobei das Unternehmen mit ca. 600 Lieferanten zusammenarbeitet. Schlanke Geschäftspraktiken, bedarfsgetrieben, mit integrierten Liefer-Netzwerken sind für den kritischen Leistungsprozess der Supply Chain daher unabdingbar, um den Herausforderungen an die Wirtschaft wie Margendruck, steigende Kundenerwartungen, höhere Anforderungen an Compliance und Risikomanagement sowie zunehmend höherer operativer Komplexität Herr zu werden.

Dabei war es eine klare Vorgabe der Geschäftsführung, die neuen Prozesse möglichst nahe am Standard abzubilden, um langfristig eine günstige Total Cost of Ownership (TCO) abzusichern. Die bestehende heterogene IT-Systemlandschaft sollte durch eine zentrale Lösung ersetzt und Speziallösungen entweder komplett abgelöst oder mithilfe der Standardschnittstellen möglichst eng integriert werden. Bedeutsam für den Erfolg war es auch, die Operationalisierung von Zielen und Strategien über – möglichst automatisierte – prozessorientierte Kennzahlen-Systeme und Auswertungen zu erreichen.

Um all diesen Forderungen zu genügen, wurde die Oracle E-Business Suite für die Bereiche Bestell- und Absatzplanung, Einkauf, Lagerwirtschaft, Verkauf- und Auftragsmanagement auf die Version R12.0.6 umgestellt sowie zusätzlich sämtliche Module für das Finanz- und Rechnungswesen eingeführt. So konnte die externe Finanzbuchhaltung sowie das Dispositionstool, mit dem bis dato die Bestellplanung erfolgt war, abgelöst werden. Gleichzeitig wurden die bestehenden unterschiedlichen Datenbanken in einer Oracle Datenbank Enterprise Edition 10g zusammengeführt.

Seit März 2010 ist die neue Umgebung produktiv – und das Management von Hofmeister & Meincke mit den Ergebnissen der Einführung mehr als zufrieden.

Vielfältige Auswertungen für mehr Transparenz

Im Rahmen des Standards mit einigen geringfügigen Anpassungen lässt sich jetzt die komplette Supply Chain in einer Vielzahl von Dimensionen wie beispielsweise Kostenstelle, Kundencenter, Vertriebsteam oder Hauptwarengruppe auswerten. Für jede Auftragsart (z. B. Standardaufträge, Musterversand, Produktionsaufträge etc.) und sonstige Materialbewegungsarten (z. B. Bestandskorrekturen) ist es auf sehr individuelle Art und Weise möglich, einzelne Konten und Auswertungsdimensionen anzusprechen. Dies gilt sowohl für den Wareneinsatz (COGS – Cost of Goods Sold) als auch für die entsprechenden Erfolgsbuchungen aus dem Auto Accounting.

Weiterhin lassen sich gesetzliche Notwendigkeiten, wie z. B. Buchungen aus dem Niederstwertprinzip oder pauschale Reichweitenabschläge, sehr granular und genau auf die einzelnen Auswertungsdimensionen verteilen, wobei sämtliche Anforderungen von Hofmeister & Meincke abgedeckt werden konnten.

Mehr Transparenz – Grundlage zielorientierter Optimierung

„Alle Aussagen bzgl. der Supply Chain sind über das Rechnungswesen absolut schlüssig in den Gesamtkontext eingebunden, der zum Jahresabschluss vom Wirtschaftsprüfer voll testiert wird“, sagt der Bereichsleiter IT der Hofmeister & Meincke GmbH & Co. KG. „Aber nicht nur das. Aus den Zahlen kann man sehr genau die Qualitäten einzelner Prozesse monetär messen und bewerten. Bereits jetzt – nur Wochen nach der Produktivsetzung – erkennen wir zahlreiche Ansatzpunkte zur Optimierung. Typische Beispiele sind die Bemusterungen oder die Korrekturbuchungen.“

Pro Jahr fließen sechsstellige Beträge in den Versand von kostenlosen Probelieferungen, den sogenannten Bemusterungen, ein. Natürlich ist es legitim, dass Kunden vor der ersten Bestellung ein Muster sehen wollen, bis dato war es jedoch nicht möglich, den vertrieblichen Nutzen dieses Services objektiv zu quantifizieren. Jetzt lassen sich die Kosten exakt zu Vertriebsteams und Kunden zuordnen und so über die Zeit beobachten, welches Auftragsvolumen sich daraus ableiten lässt.

In der Lagerwirtschaft können jetzt beispielsweise Korrekturbuchungen sehr genau zugeordnet werden – genutzt wird dafür die Auswertungsdimension Kundencenter in Verbindung mit der Warengruppe. So wird aufgezeigt, wie qualitativ gut die Abläufe im Lager abgebildet sind. Bestandskorrekturen sind damit nicht nur monetär bewertet und im Rechnungswesen erkennbar, sondern direkt zugeordnet, so dass man bei Häufungen entsprechend zielgerichtete Maßnahmen ergreifen kann. Auch ein quantitatives Controlling ist einfach möglich. Mit Auswertungen, die die Anzahl der Picks, also Warenentnahmen pro Tag, ins Verhältnis zu den von den Teams aufgewendeten Stunden setzen, können Schwachstellen identifiziert werden, aus denen möglicherweise Hinweise auf notwendigen Schulungsbedarf abzuleiten sind.

Mehr Transparenz – Grundlage für Kosteneinsparungen

Indirekt ergeben sich durch die Anhaltspunkte zur Optimierung direkte Möglichkeiten zu Kosteneinsparungen. Nur ein Beispiel von vielen: Wird die Anzahl der Bemusterungen reduziert, wirkt sich das sofort auf die Kosten aus. Durch die Einführung der Oracle E-Business Suite R12.0.6 und die Verknüpfung der Informationen aus Supply Chain und Rechnungswesen sind sämtliche Einflussfaktoren jetzt nicht nur im Rechnungswesen, sondern auch im Vertrieb erkennbar.

„Ein typisches Beispiel sind Zahlungskürzungen, unerlaubte Skonti, Kürzungen von Verpackungs- oder Frachtkosten durch Kunden, die sich jetzt in direkter Beziehung zu den Vertriebsteams darstellen lassen. 3% statt 2% sind zwar im Einzelfall nicht so viel – bei über 162 Millionen Euro Umsatz ist das aber ein durchaus nennenswerter Betrag“, sagt der Bereichsleiter IT.

Hier können die Teams jetzt gezielt eingreifen, da sie kundenspezifisch erkennen, welche Auswirkungen derartige Zahlungskürzungen nach sich ziehen. Beim nächsten Kontakt mit dem betroffenen Kunden – sei es am Telefon oder beim Besuch durch den Außendienstmitarbeiter – kann das Problem direkt angesprochen werden.

„Auf den Punkt gebracht: Durch den Einsatz der E-Business Suite von Oracle sind wir jetzt viel besser in der Lage, Geldverschwendungen aufzudecken und abzustellen“, freut sich der Bereichsleiter IT.

Einführung nahe am Standard sichert langfristig niedrige TCO

Für PROMATIS war es selbstverständlich, alle Kostensenkungspotenziale im Prozess herauszuarbeiten. Mit der richtigen Vorbereitung und Prozessmodellierung bietet die Oracle E-Business Suite vielfältige und flexible Möglichkeiten, die Kunden-Anforderungen innerhalb des Standards abzubilden.

Entscheidend für den Erfolg war aber auch der Change Management Prozess: Von den ursprünglich rund 1.000 Änderungswünschen, die im Zuge der Conference Room Pilots durch die Key User formuliert wurden, mussten schließlich nur ca. 100 umgesetzt werden. Hier zeigte sich der Nutzen eines externen Partners für Change Management und Qualitätssicherung besonders deutlich. „Ein externer Berater wie pdv TAS tut sich in den Diskussionen mit den Mitarbeitern um ein Vielfaches leichter als die unternehmensinterne IT“, bringt es der Bereichsleiter IT von Hofmeister & Meincke auf den Punkt. „Darüber hinaus bot uns die Oracle E-Business Suite vielfältige und flexible Möglichkeiten, unsere Anforderungen innerhalb des Standards abzubilden.“

Auch die Integration der Speziallösungen war sehr effizient mit Standardmitteln abdeckbar. So konnten u. a. mehrere Hochregallager, ein Webshop, verschiedene Lieferantensysteme oder die dynamische Tourenplanung einfach angebunden werden.

Dabei ergeben sich laut dem Bereichsleiter IT durch die Integration auch monetäre Vorteile für Hofmeister & Meincke: „Die Anbindung der Speziallösungen über die Standardschnittstellen der Oracle E-Business Suite sorgt für mehr Durchgängigkeit in den Prozessen, einen höheren Grad an Automatisierung und damit niedrigere Kosten in der Abwicklung.“

Kosteneinsparung durch Zentralisierung

Und sogar im administrativen Bereich reduzieren sich die Aufwände. Da zwei externe Applikationen komplett abgelöst werden konnten, erübrigen sich auch die Wartung und der Betrieb der dafür notwendigen Serversysteme. Der Bereichsleiter IT schätzt, dass dafür früher mehrere Tausend Euro im Monat zu veranschlagen waren.

Und nicht nur das. Der Aufwand zum Abgleich der Systeme entfällt ebenfalls – genauso wie die nicht immer unkritische Wartung der verschiedensten Schnittstellen zwischen den Systemen wie Rechnungs-, Kreditlimit-, Kunden- oder Lieferantenschnittstellen, um nur einige zu nennen. Dazu meint der Bereichsleiter IT: „Die Einsparungen in diesem Bereich sind sicher ebenso nennenswert, wir haben sie nur nie kalkuliert. Das Gleiche gilt für die administrativen Kosten, die wir durch die Zentralisierung der Datenbank reduzieren konnten. Wir benötigen jetzt nur noch einen Backup und ein Storage-System, da alles in der gleichen Oracle Datenbank abgelegt ist.“

Warum Oracle?

Hofmeister & Meincke hat sich schon vor Jahren für Oracle als strategischen Technologie- und Lösungsanbieter entschieden. „Wir sind absolut überzeugte Oracle Anwender. Das Angebotsportfolio von Oracle ist führend und liefert immer wieder innovative Ansätze mit der Möglichkeit, geschäftsentscheidende Wettbewerbsvorteile zu erzielen“, sagt der Bereichsleiter IT. „Wir sind überaus zufrieden.“

Aber auch von der engen Zusammenarbeit mit dem Oracle Support – Situation Management und dem Oracle Collaborative Engagement Program (CEP – Customer Care), hat Hofmeister & Meincke bei der Einführung enorm profitiert. Der Oracle Support – Situation Management konzentriert sich als eine der Schlüsselfunktionen der Oracle Global Customer Services Organisation auf einzelne Kunden, die eine Unterstützung bei besonders kritischen Service Requests benötigen. Dem Kunden wird in dieser Situation die maximale Unterstützung von Oracle Support Services und Oracle Development zur Verfügung gestellt, so dass geschäftskritische Probleme und Eskalationen vermieden werden.

Oracle CEP – Customer Care unterstützt bei ausgewählten partnergeführten Lösungsimplementierungen durch kontinuierliche Begleitung und leistet damit einen aktiven Beitrag zum Projekterfolg. Die Rolle des zentralen Ansprechpartners für sämtliche Fragen im Projekt führt zu spürbar größerer Zufriedenheit von Kunden und Partner, da Probleme äußerst gezielt adressiert werden.

Dazu meint der Bereichsleiter IT: „Wir haben sehr viele Module mit einem hohen Volumen an Bewegungsdaten in Betrieb genommen. Pro Tag laufen rund 30.000 Hintergrundprozesse auf dem Server, am Tag sind es allein rund 40.000 Buchungszeilen, die verarbeitet werden. Hier war die Unterstützung seitens Oracle wirklich hilfreich.“

Warum die Partner?

„Bei der Einführung einer solchen IT-Infrastruktur und den Oracle Applications ist es besonders wichtig, dass man den richtigen Partner zur Implementierung ausgewählt hat. Wir sind mit PROMATIS sehr zufrieden“, stellte Malte Bugs, Geschäftsführer von Hofmeister & Meincke GmbH & Co. KG fest. „Ebenso wichtig für den Erfolg war die Projektbegleitung durch die pdv TAS.“

Die Ettlinger PROMATIS software GmbH war lange Jahre für das Unternehmen tätig und bereits in die Vorbereitung der Migration, vor allem der Geschäftsprozessoptimierung, involviert. Schließlich überzeugte der Oracle Platinum Partner im Ausschreibungsverfahren durch sein Systemintegrations-Knowhow und erhielt den Zuschlag. PROMATIS verfügt neben langjähriger Projekterfahrung im Oracle E-Business Suite-Bereich auch über die erforderliche Expertise im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung. Die zertifizierten Berater haben das Bremer Unternehmen maßgeblich dabei unterstützt, die Prozesse zu modellieren und das Projekt erfolgreich umzusetzen.

Seit mehr als 18 Jahren hat sich pdv TAS, Teil der C1 Group, als erfolgreiches IT-Unternehmen in den unterschiedlichsten Bereichen des IT-Dienstleistungssektors etabliert. Das Unternehmen gehörte zu den ersten Oracle Partnern, die Oracle E-Business Suite-Projekte in Deutschland umsetzten und eignete sich daher optimal für die Aufgabe des externen Qualitäts- und Change Managements im Zuge des Einführungsprojektes bei Hofmeister & Meincke. In Zusammenarbeit mit ihrer Schwestergesellschaft C1 WPS konnte darüber hinaus eine umfangreiche Test-Unterstützung geleistet werden. Für die Geschäftsführung wurde ein eigener Management Letter erstellt.

Die Hofmeister & Meincke Gruppe ist erfahrener und zuverlässiger Partner für die Automobilbranche sowie die Industrie. Gegründet 1908 in Bremen ist das erfolgreiche Unternehmen, das sich auf die Geschäftsbereiche Fahrzeugteile, Metall- und Kunststoffhalbzeuge sowie Fahrzeugbausysteme und -komponenten konzentriert, heute an 20 Standorten bundesweit vertreten.

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