Automatisierung von Finanzprozessen – Fluch oder Segen?

Autor: Lisa Marie Lässig

Automatisierungsprozesse nehmen seit der Industrialisierung in der zweiten Hälfte des 18. Jahrhunderts immer weiter zu und sind aus der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken. Nicht nur auf dem privaten Gebiet sorgen sie dafür, dass Arbeit erleichtert wird. Auch aus unternehmerischer Sicht sollen sie dazu beitragen, größeren wirtschaftlichen Gewinn zu erzielen und ein höchst effektives Einsetzen der Ressourcen zu ermöglichen. Gleiches Ergebnis soll die Oracle ERP Cloud erbringen: durch effizienten Einsatz der ERP Cloud werden Bereiche wie Debitoren- und Kreditorenmanagement, Anlagenbuchhaltung und auch die Reisekostenabrechnung wirkungsvoll und ergiebig abgedeckt. So wird die Finanzabteilung dabei unterstützt, mithilfe moderner Vorgehensweisen lukrativ zu wirtschaften und schnellstmöglich durch einfache Handhabung die Compliance sicherzustellen.

Doch in welcher Verbindung stehen diese beiden Kategorien und was bedeutet Automatisierung in der Cloud? Welcher Nutzen resultiert aus dieser Verbindung? Und ist es sinnvoll bestimmte Prozesse auch weiterhin manuell durchzuführen anstatt alles zu automatisieren und einem ausgearbeiteten Zeitplan unterzuordnen?

Unter dem Begriff ,,Automatisierung‘‘ versteht man die „Umstellung auf selbstgesteuerte Arbeitsvorgänge, welche mit differenzierten Prozessen zusammenhängen“ (vgl. Wellenreuther, G./ Zastrow, D. (2005): Automatisieren mit SPS, 3. Aufl., Wiesbaden. S. 2.).

In der Oracle ERP Cloud zählen

  • die Übermittlung von Daten sowie
  • die Erstellung von Reports ( PDF, Excel, XML)

zu dieser Art von Prozessen. Jeder Prozess besitzt dabei stets eine einzigartige ID und basiert auf einem Job. Beim Ausführen dieser Vorgänge ist nicht nur das gewinnbringende Ergebnis von essenzieller Bedeutung. Durch die Einsicht der automatisch mitausgelieferten LOG-Dateien, welche bei jedem Prozess entstehen, ist es möglich, Fehlerquellen zu identifizieren und im nächsten Schritt zu beheben. Des Weiteren werden durch verschiedene Buchungsprozesse, wie z.B. die Verbuchung der Nebenbücher in das Hauptbuch, automatisch dazugehörige Reports erstellt. Anhand dieser Reports werden die genauen Buchungssätze aufgezeigt. Dies kann sowohl als zusätzliche Kontrolle als auch zum weiteren Verständnis dienen.

Gerade in Unternehmen müssen unterschiedlichste Vorgänge stets aktuell sein und jeden Tag aufs Neue ausgeführt werden. Deswegen bietet es sich mit der Oracle ERP Cloud an, diese Prozesse mithilfe von hinterlegten Parametern zu planen und zu automatisieren. Es kann dabei nicht nur reguliert werden, wann die Übermittlung von Daten oder die Erstellung von Reports gestartet werden soll. Auch kann hinterlegt werden, dass beispielsweise eine E-Mail mit dem Resultat an den jeweiligen User geschickt wird, sobald der Prozess beendet ist und ein Ergebnis feststeht. Dies führt konkludent zu einer zusätzlichen Zeitersparnis. Weitere einzustellende Parameter, die sich besonders bei der Anfertigung von Reports anbieten, sind u.a. die Sprache, Zeitzone und auch Währung.

Fraglich ist jedoch, ob wirklich jeder Prozess automatisch gestartet und einem Zeitplan unterlegt werden sollte. Sicherlich erweist es sich als sinnvoll, Abläufe in den unterschiedlichen Modulen, und auch differenzierte Reports zu planen, das täglich manuell gemacht werden müsste. Beispiele sind hier Accounting-Prozesse im Bereich AP, AR und FA. Gleiches gilt für Reports, die möglicherweise offene Rechnungen anzeigen sollen und somit fortlaufend aktuell bereitliegen müssen. Dies erleichtert nicht nur die Arbeit – so kann gleich mit dem Ergebnis weiter gearbeitet werden – sondern führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, die wiederum zu einer höheren Produktivität führt.

Gerade die Zeitersparnis rückt in den Fokus, wenn die Automatisierung weiterer Prozesse untersucht wird. Betrachtet man beispielsweise den Kopier-Prozess der Anlagen von den primären und sekundären Büchern, ist es ratsam diesen Prozess auch weiterhin manuell zu tätigen. Bei der Übertragung werden die Informationen so weitergegeben, wie sie in dem primären Buch und im Setup definiert sind. Wenn das sekundäre Buch jedoch von den Informationen abweichen soll (man bedenke die Unterschiede zwischen HGB und IFRS, aber auch andere Differenzen zwischen den Anlagenbüchern), müssen im Anschluss Korrekturen mit Hilfe einer hochzuladenden Excel-Tabelle vorgenommen werden. Diese sind leichter durchzuführen, wenn noch kein Accounting-Prozess gestartet worden ist und die entsprechende Anlage noch nicht verbucht wurde. Es erweist sich demnach einfacher, unverbuchte Anlagen komplett zu löschen. Zuvor sollte aber kontrolliert werden, ob die Daten in den primären Büchern stimmen und nicht mit fehlerhaften Informationen weitergetragen wurden. Auch kann es sich als Problem erweisen, dass die Person, mit deren User die Prozesse geplant werden, stets die Ergebnisse auf Fehler kontrollieren muss. Demnach erfolgt hier durch eine Automatisierung keine effizientere Arbeitsweise, sondern der Arbeitsaufwand wird um ein Vielfaches gesteigert.

Grundsätzlich gilt, dass jede Organisation selbst entscheiden muss, ob und welche Prozesse automatisiert und geplant werden sollen. Die Oracle ERP Cloud bietet anhand ihrer zu planenden Prozesse die Möglichkeit, Arbeitsweisen zu erleichtern und auf ein effizienteres Vorgehen des gesamten Unternehmens hinzuarbeiten. Diese Planung ist jedoch als extra Bonbon anzusehen und muss nicht zwingend erfolgen. Sie dient lediglich zur erleichterten Arbeitsweise.

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